Qué importancia tiene la comunicación en todo tipo de relación. Desde que nacemos y nuestros progenitores nos comienzan a decir infinidad de palabras que repetimos, cuando vamos creciendo y empezamos a probar la comunicación interna en la familia. Entonces, damos el siguiente paso y nos comunicamos con personas externas, haciendo amigos. En definitiva, gracias a tener buenos hábitos de comunicación conseguimos mejorar las relaciones y por eso en este post vamos a hablar de los canales de comunicación dentro de una empresa.
La comunicación es fundamental y la buena comunicación es beneficiosa para poder desempeñar y conseguir los objetivos marcados en una empresa. Actualmente el 51% de las empresas ha implantado un modelo híbrido de trabajo. El modelo híbrido consiste en alternar el tiempo de trabajo en oficina con el trabajo desde casa.
Es ahora más importante el uso de este tipo de herramientas de comunicación para que la distancia no suponga una barrera en la comunicación. ¡Te contamos cómo!
Cómo mejorar la comunicación interna y externa de una empresa
Cuando hablamos de la comunicación en el trabajo, no solo nos referimos a la comunicación interna. Es muy importante la comunicación externa: comunicación con clientes, proveedores, socios, colaboradores y un sinfín de personas con las que vas a tener una conversación. Y es con la comunicación externa con la que también hay que ver todos los beneficios que tiene el uso de canales de comunicación.
Según el tipo de relación del que hablamos, tendremos un tipo u otro de comunicación. A continuación, te vamos a hablar sobre las herramientas de moda. ¡Coge boli y papel y apuntalas!
Canales de comunicación con mensajería instantánea
Seguro que cuando escuchamos hablar sobre mensajería instantánea a todos se nos viene a la cabeza WhatsApp, pero, ¿vas a hablar con un posible inversor a través de mensajes de WhatsApp?
Por supuesto que no. Más bien, lo primero que te planteas es tener una conversación por email mucho más formal claro. Pero, ¿Dónde queda la instantaneidad? Es por eso que email puede quedar en segundo plano cuando hablamos de los canales de comunicación dentro de una empresa, en este momento.
Comunicación instantánea con Slack
Es una herramienta de comunicación donde se establecen equipos. Cada empresa puede formar su equipo y darle el rol a cada uno de los participantes. Asimismo, podrá crear grupos para ir añadiendo según departamentos, asuntos a tratar o niveles directivos.
Además de los subgrupos y del grupo en el que van a estar todos los participantes, también podrás establecer conversaciones privadas con cada uno de los miembros e incluso, tendrás un canal de comunicación propia. Este chat te puede servir para mandarte recordatorios a ti mismo y tenerlos siempre a mano.
Dentro de cada conversación podrás también poner chinchetas a algún mensaje que te parezca importante y que sabes que puedes necesitar en cualquier momento. Por último, esta plataforma puede ser instalada tanto en dispositivos móviles como ordenador por lo que puedes estar conectado siempre y, además, avisará a tus compañeros si estás en línea o, por el contrario, estas descansando.
Organización, comunicación y videoconferencia con Hibox
Hibox es también una plataforma con mensajería instantánea al igual que Slack, pero además tiene otras funcionalidades muy interesantes. Cuenta con su propio organizador de tareas, en el que vas a poder organizar y delegar tareas. Todo compartido con tu equipo de trabajo.
Cuenta con su chat de mensajería instantánea donde también se pueden hacer grupos y mantener conversaciones privadas. Además, en esta plataforma es muy habitual el uso de videoconferencia con tus compañeros de trabajo. Es una opción que también tiene Slack pero es menos demandada.
Los canales de comunicación dentro de una empresa que acercan a las personas
Cuando se instalan herramientas de comunicación en una empresa se pretende acortar la distancia y conseguir un trato personal. Como si las personas estuvieran frente a frente. Los creadores de estas herramientas vieron todas las necesidades que se vieron durante la pandemia del COVID-19 y llevaron a la practica las soluciones.
Las empresas esperan una calidad al usar este tipo de herramientas y los creadores quieren ofrecer el mejor servicio. Las herramientas más tradicionales:
Microsoft teams: haciendo feliz a los equipos
Esta plataforma es una de las más conocidas. Esta herramienta aumentó su reconocimiento también para la formación a distancia, ya que muchas universidades usaron estas herramientas para llevar a cabo clases en directo.
Tiene un gran soporte y permite una comunicación instantánea por mensaje y video, pero sobre todo resalta lo segundo. Además, permite el almacenamiento de archivos que es de gran interés para los equipos de trabajo, la integración de aplicaciones.
Microsoft Teams alcanzó los 75 millones de usuarios activos durante la pandemia de 2020. Utilizado por más de 183.000 instituciones educativas. Las reuniones son muy habituales en esta plataforma ya que se pueden programar y compartir con un enlace para personas externas al equipo.
El clásico Google Meet para la comunicación dentro de una empresa
El gran Google tiene de todo como se suele decir. Dentro de él se podrán encontrar herramientas y funcionalidades que nos hagan nuestro trabajo un poco o mucho más sencillo. También lo hace con su herramienta de videoconferencias, Google Meet. Raro es quién a día de hoy no haya tenido nunca una reunión, entrevista, cita o conferencia a través de esta plataforma.
Es Google Meet un clásico y un imprescindible, las reuniones tienen capacidad para hasta 100 participantes, y un tiempo máximo de 60 minutos. Mayor capacidad que muchas salas de reuniones, ahorro económico que implica y mayor organización pues se puede programar para que solo se escuche al portavoz de la reunión y los demás lo hagan levantando la mano previamente.
Su uso se hizo también mucho más notorio cuando se hizo gratuito, consiguiendo más de 50 millones de descargas en muy poco tiempo.
El cara a cara como imprescindible en la comunicación dentro de una empresa
Muchas son las personas que consideran que si no se ve la cara con la persona que habla, la conversación no tiene validez o seriedad. Pues para gustos los colores y como vivimos en la sociedad de la adaptabilidad, debemos adaptarnos a todo tipo de circunstancias.
Desde este blog vamos a hablar también de las herramientas muy interesantes y usadas, tanto en lo personal, educativo como laboral para hacer videoconferencias. ¡Sigue leyendo!
¿Quién no ha hecho una llamada por Skype?
Skype, lanzado al mercado en 2003 y 19 años después todavía tiene usabilidad. Skype siempre destacó por su internacionalización, hacía posible el poder hablar con tus amigos, familiares o hacer reuniones de negocios de una punta a otra punto del mundo.
Es un software distribuido por Microsoft y además de las comunicaciones tradicionales por videollamada, también permite mensajería y notas de voz. Muy habitual tener esta plataforma descargada en el móvil para realizar videollamadas instantáneas a tus contactos.
Puedes registrarte con nombre de usuario, con tu número de teléfono o con un email.. Es quizás una herramienta que se puede considerar más informal por la trayectoria que ha tenido, pero eso no quita que pueda usarse también para fines laborales y llamadas comerciales.
Hay países que siguen considerando esta herramienta como fundamental, países como Alemania o México se encuentran en su top 10.
Implantar Zoom en los canales de comunicación dentro de una empresa
Zoom es un programa de videochat que al igual que Google Meet cuenta con un máximo de 100 asistentes por videollamada, pero su duración es reducida a un máximo de 40 minutos. Zoom destacó por la seguridad que ofrecía a sus usuarios.
Esta plataforma es, al contrario que Skype, reconocida en el mundo laboral y después de la pandemia del COVID-19 se hizo eco también en el mundo educativo. Es especial reconocido su uso en los días festivos como Acción de Gracia en Estados Unidos y Navidad en todo el mundo gracias a su mínima interrupción y saturación.
Zoom también permite compartir pantalla con la persona con que tengas una conversación, permitiendo conversaciones individuales y grupales. Es una herramienta muy reconocida y funcional para el mundo de los negocios y para implantar en los canales de comunicación dentro de una empresa.
Conclusión
En definitiva, desde Mediterránea Business School consideramos que la comunicación en la empresa es fundamental y por eso les aconsejamos estas herramientas tan funcionales y comunes en el mundo de las videoconferencias, el trabajo híbrido y las relaciones a distancia. Si estás interesado en la Gestión y Dirección de Proyectos, necesitas tener en cuenta todas las herramientas de comunicación dentro de una empresa.
Memoriza estos nombres: Slack, Microsoft Teams, Hibox, Google Meet, Skype y Zoom. Estamos seguros que si aún no te has cruzado con ellos, dentro de poco lo harás.
