Siempre intentamos transmitir a nuestros alumnos la importancia que tiene la organización para sus estudios, pero la buena organización es importante de implantar en la vida empresarial. Te contamos las mejores herramientas de organización empresarial que debes conocer a partir de ya.
Seguramente todos nos hemos sentido muchas veces en medio de un caos, sin entender el por qué están pasando todas esas cosas justo en el mismo momento, sin saber dónde tenemos algo que estábamos seguro que teníamos en otro sitio. ¿Ya estamos en abril? Si, también puede ser que no sepas ni en que día vives porque te encuentras opacado con otras muchas cosas. En este post vamos a contarte sobre las mejores herramientas de organización empresarial (que también sirve si eres estudiante).
Gracias al acceso a internet con el que contamos la mayoría de personas, las herramientas que te vamos a contar serán accesibles e interesantes para ti.
Determina tus horarios
Seguro que cuando postular a un nuevo trabajo o te matriculas en algún curso lo primero que haces es mirar o preguntar por el horario horario que vas a tener. Si eso tiene tanta prioridad en el momento en que comienzas un nuevo proyecto, deberá mantenerse en el tiempo y aplicarlo en otras cosas más.
Vamos a ponernos en la situación de estudiar unas oposiciones, sabemos que tenemos 6 meses hasta que se publica la convocatoria. 6 meses en los que tenemos que prepararnos todo el contenido lo suficientemente bien como para presentarnos. Sabemos que necesitamos dedicar 8 horas al día para poder llegar bien a los 6 meses y establecernos unos horarios está bien, pero ¿realmente los cumplimos?
Te proponemos que uses alguna herramienta que contabilice tu tiempo, si bien es cierto que puedes poner un cronometro, esto una vez que pase se borra o tienes que apuntarlo tu manualmente, te recomendamos la siguiente plataforma:
FicharOnline: Herramienta para fichar tu horario de trabajo
Te recomendamos FicharOnline, es una plataforma que puede ser utilizada para todos los públicos y cuenta con su versión gratuita en perfiles de menos de 2 usuarios ¡ideal para el estudio autónomo!
Si bien es cierto que estas herramientas son más habituales para fichar tu horario de trabajo y existen plataformas con mayor calidad, te recomendamos esta ya que puedes acceder a ella si eres una única persona.
Dentro de la organización empresarial está el control de tiempo
Una vez que tenemos claro el número de horas que le voy a dedicar a mi trabajo o estudio, es importante establecernos un control de nuestro tiempo. La distribución de nuestras tareas es imprescindible para no caer en olvidos, saber priorizar, no cometer errores y ser consciente de en qué momento nos encontramos.
Para las personas tradicionales y amantes del papel y boli, siempre pueden aplicar estos consejos a lo manual o usar ambas herramientas para poder llevar un mejor control.
Google Calendar
El calendario de Google puedes administrarlo de manera diaria pero también puedes hacerte una planificación mensual. Por una parte, puntualizando las fechas claves de cada mes (fechas de entrega, reuniones, festivos, etcétera). Por otra parte, anotando cómo vas a llevar el trabajo cada día del mes.
Esta herramienta te permite administrar el tiempo de la mejor manera y evitar así cualquier olvido que puedas llegar a tener gracias a las notificaciones personalizadas. Puedes tenerla siempre a mano instalándola en tu ordenador, móvil o tablet.
Es muy interesante el uso de esta herramienta pues además de poder usarlas cuándo y dónde quieras, también podrás analizar qué tareas te hacen perder más tiempo y en dónde debes poner el foco.
Evita perder información
Seguro nos hemos encontrado muchas veces en situaciones de perder información, sobre todo si eres seguidor de los post-it. ¿Cuántas veces no se te ha caído un papel que tenias como importante?
Como no queremos perder información y eres de las personas que necesita tenerlo todo apuntado para poderlo revisar siempre que sea necesario, te recomendamos una plataforma que consiste en el archivo de notas.
Evernote
Gracias a esta herramienta, ¡perder información no volverá a ser un problema! Puedes tenerlo todo, apuntar, adjuntar archivos (pdf, imágenes, videos o un croquis si lo necesitas). Además, también tendrás la oportunidad de compartir tus notas son compañeros de trabajo, con tus compañeros de equipo, con tus compañeros de piso (para ver a quién le toca limpiar la cocina y a quién el baño).
Cuenta con una sincronización en línea y son continuas copias de seguridad para que no se pierda nada. Como decíamos anteriormente, puedes tener muchas notas en tu agenda o en tu cuaderno de anotaciones, pero transportarlas al medio digital será siempre más fiable gracias a las copias de seguridad con las que se cuenta (siempre que se hagan bien).
Puedes disfrutar también de un periodo de prueba gratuito para sacarle todo el provecho del mundo ¡ten cuidado que te enganchas!
Prioriza: la organización empresarial viene acompañada siempre de una priorización
Cuando tenemos una rutina que tiene 3 actividades cada día y tienen una dificultad baja para llevarlas a cabo, no es necesaria tanta organización porque tenemos el trabajo mecanizado. pero esto no es lo habitual. Lo habitual es que además de una rutina, tengamos también un trabajo extra que va cambiando y actualizándose cada día.
Como es más probable que nos encontremos en la segunda opción que en la primera, te recomendamos que utilices herramientas que te hagan tener un control de las actividades que tienes que seguir y también, que te permitan ver y priorizar entre todas esas actividades.
En el momento en que tenemos dividido nuestro tiempo de trabajo o estudio, hemos organizado o estamos empezando a organizar nuestras tareas en un calendario y tenemos toda la información importante almacenada y guardada, pasamos al siguiente paso.
Te recomendamos dos plataformas de funcionalidad similar para la organización de tareas y prioridades.
Asana y Trello
Son especialmente útiles para la organización de un equipo, es decir, al igual que Evernote que te permitía compartir tus notas con tu equipo. Con estas dos herramientas podrás también compartirla y organizar un equipo. La información se estructura en columnas, adaptándolas a las necesidades del proyecto que se esta trabajando.
Además de las columnas, se encuentran tarjetas, en estos se tiene que poner la descripción, la persona responsable en realizar esa tarea, la fecha límite o fecha de entrega. También, puedes insertar esa tarea en una categoría concreta, y así con toda la información necesaria.
Además, si no solo quieres organizar si no que también quieres usar estas herramientas para compartir con tus compañeros, puedes subir a las tarjetas archivos pdf, imágenes, entre otros. Y, por supuesto, tiene la opción también de recibir comentarios de tu compañero o ser tú mismo el que le dejes un comentario.
Asana además, tiene una función única, a través de un pago de 24’99€/ año por usuario (si se factura al año). Esta función consiste en extraer informes del proyecto. Podrás ver el rendimiento que tiene, cómo se están llevando a cabo las tareas y demás información interesante para analizar. Estas dos, se encuentran en el top de mejores herramientas de organización empresarial. Pueden ser las más utilizadas en el mercado.
Problema habitual: malgastar el tiempo
Si hay algo que hacemos mucho todos, en cualquier situación, estudiando o trabajando, eso es malgastar el tiempo. Como nuestro objetivo es cumplir con nuestro horario predeterminado y que este cumplimiento traiga consigo resultados notorios, malgastar el tiempo nos jugará una mala pasada.
De esta manera, podemos saber en dónde invertir mejor el tiempo. Siguiendo el análisis que hacemos con Google Calendar y también, qué es lo que más nos consume.
Rescue Time
Su funcionalidad es básica y clara, medir cuánto tiempo dedicamos a cada actividad. Con ella podremos hacer un análisis de la gestión de nuestro tiempo al finalizar una jornada. Pero, además, la misma herramienta se encargará de hacer un informe semanal y permite bloquear aquellas páginas que más distraen.
Esta herramienta tiene su prueba gratuita de 14 días, donde podrás comprobar su efectividad y si en tu vida causa beneficio. En caso de que quieras continuar con su uso tiene un coste.
La mala cabeza nos juega olvidos innecesarios
Se calcula que el 56% de la información que recibimos se olvida al cabo de una hora. El 66% después de un día y el 75% a los seis días. Y nos pasa a todos. Esto no suele ser importante hasta que comenzamos a tener responsabilidades. En el momento en que la calidad de nuestra información hace depender a otras personas, entonces es necesario controlar la situación.
Para poder tener un control de todo te aconsejamos la siguiente, la última por hoy de entre las mejores herramientas de organización empresarial.
Google Keep
Una vez más nuestro amigo Google nos ofrece herramientas muy útiles y de calidad. Esta herramienta se encarga de permitir organizar a todo el que la usa, evitando así que se te escape cualquier cosa. Hasta el más mínimo detalle vas a poder recordar.
Y, lo más interesante, que puedes acceder a ella en tan solo un click. Puedes añadirla a tus extensiones de Google y también podrás descargarlo en tu móvil. ¡No sólo eso! Podrás grabar notas de voz, si no tienes tiempo de redactar algo importante, que transcribirá para que puedas leerla más tarde.
Conclusión
Para poder hacer un trabajo envidiablemente correcto, es necesario llevar una buena organización. Nosotros te hemos mencionado las 5 mejores herramientas de organización empresarial. Las cuales son muy interesantes para poder mantenernos organizados y esperemos que sean de gran utilidad para ti.
FicharOnline para establecer tu rutina de trabajo y tener el control de las horas dedicadas a ella. Google Calendar para organizar las tareas y los eventos importantes. Evernote para elaborar todas las notas necesarias y que no se te olviden. Asana y Trello útiles para la organización de un equipo. Rescue Time medir el tiempo invertido por actividad. Google Keep organiza todo con notas para no perder ninguna información.
